現今網絡變化速度飛快，傳統的電子數據交換（EDI）要不無法跟上變化的步伐，要不實施起來過于昂貴。但是，大公司要求其客戶必須遵守其EDI標準才能與他們開展業務。

 

這就給中低端運輸與物流公司帶來了額外的壓力，由此帶來了許多手工B2B流程。更糟糕的是，許多合作伙伴根本不提供傳統的EDI接口，但要求和他們進行的所有交互卻都在B2B門戶網站上完成。

 

因此，物流公司不得不在內部系統和外部門戶之間做著手動“復制 - 粘貼”過程，這無疑降低了工作效率。

 

而流程自動化（RPA）應用對運輸與物流公司克服這些挑戰方面擁有長期的優勢，因為不兼容的數據格式和不斷變化的界面環境會影響運營成本和效率。

 

本文就從物流運輸中可自動化的典型流程和中外的兩個案例來切入，和大家分享流程自動化在物流和運輸行業的應用。

 

典型自動化流程

 

1.報關

 

對于進入某個國家/地區的每輛卡車必須在該國家/地區的海關門戶網站上注冊和申報。這項可以完全自動化，而且TMS將近乎實時更新。

 

2.跟蹤和同步

 

通過提貨或交貨信息更新客戶和供應商門戶。無論對方是想要提取還是提供跟蹤信息（如提貨，重新運載和交付），都可以在TMS與任何外部客戶和供應商系統或數據格式之間自動執行此操作。

 

3.將供應商專有數據格式轉換為EDI

 

將要傳入的數據格式轉換為自己的內部EDI格式。這對于小型供應商尤為重要，因為設置完整的EDI轉換成本太高。

 

4.投標

 

通過在B2B貨運市場門戶網站輸入報價來對運費進行投標。這可以包括直接連接到TMS的業務邏輯，需要注意的是，僅在有利可圖時才出價。

 

5.任何客戶數據格式對接

 

在已有的系統文件和外部合作伙伴門戶之間同步客戶信息。例如，當在Excel格式的電子郵件中收到訂單時，自動將訂單輸送到內部TMS。

 

6.貨輪預訂

 

自動搜索可用性和預訂貨輪倉位。如果需要取消預訂，也可以自動化。

 

案例分享：物流和運輸

 

本次分享的是AA公司的自動化流程解決方案，AA的方案改進了業務流程，簡化了文檔管理，使物流提供商在多個應用程序中集成了自動化，如EDOCS和PMS。

 

以下為方案具體細節：

 

方案：提高自動化后臺文檔管理，以提供更好的客戶服務并減少出貨延遲。

 

目標：整合22,000多件貨物的所有信息，每批貨物需要多份文件以及一組獨特的細節。自動整理這些細節并將其全部分發給相關部門和個人，使他們能夠高效，及時地分發貨物。

 

此外，從各種渠道收集貨物的信息也必須被同化和存檔以用于合規。

 

好處：

 

1，每月節省35,500美元2，節約2,274人工小時3，管理22,000件貨物4，平均每月處理45,481份文件

 

 

步驟：

 

1，完整的裝運文件系統集成

 

這家物流供應商使用Oracle和SAP的現成運輸管理系統。每月出貨量超過22,000件，每批出貨需要從Excel到傳真到PDF的各種格式收集大量細節，因此必須找到一種有效的方法來整合和標準化數據，以避免延遲發貨并提高客戶滿意度。

 

在使用AA的智能PDF集成和OCR技術后，物流提供商能夠開發一個自動化任務，軟件機器人收集所有以電子方式發送的文件，并收集所有數據，將其輸入其TMS系統。此外，軟件機器人設置為定期自動檢查所有裝運文件，以確保每批貨物的最新信息。

 

2，裝運細節分發和合規文件

 

海洋貨運進口每筆交易都附有抵達通知。從歷史上看，這些都是傳真或作為附加PDF發送的。在這種狀況下，電子郵件或傳真通常都找不到正確的人。

 

由于承運人不是物流提供商，因此承運人通常只是將文件發送給他們在物流提供商公司的所有聯系人。這導致將文檔發送到多個分支機構和收件人上，比如，僅美國就有43個分支機構，這意味著有超過350個運營商可能收到錯誤或者重復的文件。

 

以此會導致信件延誤。而由于承運人無法承載法律責任，因此就需要由供應鏈和物流供應商來提高該系統的效率。

 

為此，AA方案集成到物流提供商的項目管理軟件中，通過自動提取報告和通過電子郵件作為附件PDF發送文檔。物流提供商能夠整合每批貨物的所有信息和文件，減少文件的重復并確保每批貨物的完整文件。

 

同時，AA方案還能夠通過識別具有特定短語或狀態信息的裝運單據，并將其發送給客戶代表來創建異常管理系統。

 

3，及時運送貨物

 

在自動化之前，報告必須確定人工文檔是否丟失。如果發現丟失，需要手動確定丟失的文件，并將這些文件上傳存檔。通常情況下，貨物會被記錄丟失，但有時并未上傳，或者因為操作員會識別出錯誤的文件，導致沒有及時將其上傳到存檔。

 

而使用AA方案后，當貨物到達時，相關文件已經被自動同步并存放在正確的位置。通過自動化，員工可以毫不費力地檢索傳真或手動處理數據。

 

4，供應鏈和物流提供商+自動化幫助貨物在任何地方順暢流動

 

1，自動化用于在所有系統中提取多個報告，識別與報告相關的文檔。2，所有報告中的信息都集中在TMS中3，存儲數據并更新信息。4，如果缺少貨件，則自動生成報告和可識別的文檔。5，創建警報并通過電子郵件向合適的人員發送有關丟失文檔的信息，這些PDF將發送。6，處理貨件的人員并添加到TMS日志中。7，所有文檔都會添加到映像存檔中，并在其中進行編目以達成合規性要求。

 

5，更快的發貨時間和更多的滿意度

 

1，通過裝運完成文檔管理，節省人工，時間和成本。2，通過自動存檔實現合規性，節省人力，時間和成本。3，立即向貨運處理程序通知文件已到達。4，所有文件都交給了正確的人，增強了信心。5，只需一個流程自動化，提高了效率。

 

國內供應鏈物流RPA案例

 

趨研信息科技是一家位于上海的創業公司， 專注于物流貨代和其他物流企業流程自動化，開發了錄單機器人，訂艙機器人，報關機器人，跟蹤機器人，開票機器人等產品。

 

其研發的RPA應用于上海一家頂級的化工及危險品供應鏈公司，該公司員工接近2000余人，營業額過20億人民幣，在國內有超過10個倉庫，具備倉儲，貨代，運輸，海運等功能。據了解，趨研信息科技的RPA幫助該公司業務效率提高30%以上。

 

該化工供應鏈公司每天大約處理900個訂單，其中65%的入庫和出庫訂單交由RPA，軟件機器人處理，為此，6個全職員工可轉移至價值更高的崗位。

 

每天300個TMS運輸單據，65%交由RPA處理，節約3個全職員工。

 

每天280個海運和空運貨代訂單，60%交由RPA錄單機器人處理，節約4個全職員工。

 

作者簡介：曾志宏，自由撰稿人，北科大畢業，新加坡國立大學MBA，服務于GE，Rolls-Royce，JCI，Whirlpool等公司供應鏈部門，致力于物流倉儲和貨代行業流程自動化，軟件機器人RPA，以及數字供應鏈，智慧物流等的推廣和傳播。